Dalam menjalankan sebuah bisnis, pengelolaan keuangan menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Salah satu bagian dari pengelolaan keuangan adalah dana kas kecil atau petty cash.

 Dana kas kecil adalah dana yang disiapkan untuk keperluan sehari-hari seperti pembelian kebutuhan kantor, pembelian bahan baku, hingga pembayaran tagihan rutin.

 Agar penggunaan dana kas kecil dapat terkelola dengan baik, maka dibutuhkan administrasi yang baik dan teratur. Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diperlukan dalam administrasi dana kas kecil:

Buku Kas Kecil

Buku kas kecil merupakan salah satu dokumen yang sangat penting dalam administrasi dana kas kecil. Buku ini berfungsi untuk mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dalam buku kas kecil, akan dicatat tanggal pengeluaran, deskripsi pengeluaran, jumlah uang yang dikeluarkan, serta sisa saldo dana kas kecil yang masih tersedia.

Bukti Pengeluaran

Bukti pengeluaran berupa faktur atau kwitansi yang diterima ketika melakukan pembelian dengan menggunakan dana kas kecil. Bukti pengeluaran sangat penting untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran yang dilakukan sudah sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. Bukti pengeluaran juga dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan saat melakukan audit.

Formulir Permintaan Dana Kas Kecil

Formulir permintaan dana kas kecil digunakan untuk mengajukan permintaan dana kas kecil. Pada formulir ini, akan dicantumkan tujuan penggunaan dana kas kecil, jumlah dana yang dibutuhkan, serta alasan pengajuan dana kas kecil. Formulir ini berguna untuk memastikan bahwa penggunaan dana kas kecil sudah sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Laporan Pertanggungjawaban

Laporan pertanggungjawaban digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran yang telah dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Laporan ini berisi informasi tentang tanggal pengeluaran, deskripsi pengeluaran, jumlah uang yang dikeluarkan, serta sisa saldo dana kas kecil yang masih tersedia. Laporan ini disusun setiap akhir bulan dan berguna untuk mengevaluasi penggunaan dana kas kecil yang telah dilakukan.

Buku Besar

Buku besar digunakan untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis. Dalam buku besar, akan dicatat setiap pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dengan mencatat setiap transaksi keuangan, maka pengelolaan keuangan dalam bisnis dapat dilakukan dengan lebih teratur dan akurat.

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengendalikan penggunaan dana kas kecil. Dalam sistempengendalian internal, akan ditentukan siapa yang berwenang untuk mengajukan permintaan dana kas kecil, siapa yang berwenang untuk menyetujui permintaan tersebut, serta siapa yang berwenang untuk mengeluarkan dana kas kecil. Dengan adanya sistem pengendalian internal, maka penggunaan dana kas kecil dapat terkontrol dengan baik dan tidak akan terjadi penyalahgunaan dana.

Kesimpulan dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi dana kas kecil

Dalam administrasi dana kas kecil, semua dokumen yang diperlukan harus disimpan dengan baik dan teratur. Hal ini berguna untuk mempermudah proses pencarian informasi dan juga memudahkan proses audit. Selain itu, penggunaan dana kas kecil harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Setiap pengeluaran harus dicatat dengan baik dan harus ada bukti pengeluaran yang valid.

Dalam sebuah bisnis, administrasi dana kas kecil merupakan bagian yang sangat penting dan harus diperhatikan dengan serius. Dengan mengelola dana kas kecil dengan baik dan teratur, maka pengelolaan keuangan dalam bisnis dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan adanya administrasi yang baik dan teratur, maka bisnis juga dapat menghindari risiko kerugian akibat kesalahan administrasi.

Dalam kesimpulannya, administrasi dana kas kecil adalah bagian yang penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi dana kas kecil meliputi buku kas kecil, bukti pengeluaran, formulir permintaan dana kas kecil, laporan pertanggungjawaban, buku besar, dan sistem pengendalian internal. 

Semua dokumen tersebut harus disimpan dengan baik dan teratur agar mempermudah proses pencarian informasi dan juga memudahkan proses audit. Dalam mengelola dana kas kecil, harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan.

 Dengan administrasi yang baik dan teratur, bisnis dapat menghindari risiko kerugian akibat kesalahan administrasi dan pengelolaan keuangan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.